辩证的看待软件项目管理中的用户需求变更

不断变化的用户需求对软件项目管理是一个挑战。引导用户需求，利用用户的需求变更，把因用户需求变更带来的风险转化成项目收益。结合国内的市场现状。辨证掌握、灵活应用需求变更管理是一个很好的选择。

　　前言

　　软件项目管理是为了使软件项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成，而对人员、产品、过程和项目进行分析和管理的活动。fl1凡是做过国内的软件项目管理的人员可能都有过这样的经历，用户在项目进程中，不断对移交的系统提出修改意见．更有甚者有些问题开始提出更改．突然某一天用户发现情况不对，又要求改过来。难道用户的需求变化就一定不利于项目的进行吗?作者结合自己管理的一个软件项目说明如何利用用户的需求变更使项目增值的。

　　一、用户需求决定项目价值

　　一般来说用户需求的变更．增加项目管理难度．大部分的项目管理者不希望看到用户对项目的需求不断的变化项目管理一般要求限制需求的随意变更。但是在国内。由于用户的非专业性．常常导致在项目的各个阶段需求变更都会发生．尤其是一些传统行业的历史原因．另外信息化的高度专业性、发展性，使得在的信息化集成项目上．用户的需求更模糊项目管理的目的是要确保和提高项目价值。所谓项目价值．一般是指项目对社会的贡献度，通常情况下用货币价值来表现。无论项目的具体内容是产品，还是服务。其对社会的贡献度均由用户需求决定的．它对用户需求的满足程度代表了社会物质文化内容的增加。因此．从这个意义上讲．进行项目管理就是要翻译、培育、升华用户需求。

　　在项目的实际执行中．项目管理人必须在规定时间用有限资源来保质保量的完成项目项目管理人因此强调明确用户需求，以按期完成项目。但是用户需求在项目执行中出现变化，是由其”渐进明细”特征决定的：从项目价值上分析，用户需求变化更能体现项目对用户的贡献

　　二、如何利用用户需求变更转化为项目价值

　　既然需求变更目前在国内还是不可回避的问题．在整个项目从合同签订到项目维护阶段．用户的需求始终在变化．我们如何根据用户的具体要求，加以引导和规避．从而一方面满足了用户需求。另一方面引导用户增大了项目的投资额．实现了更多的利润呢?

　　1、合同签订时功能需求不确定

　　因为用户对信息化的理解并不深入．只是来源于报纸或者上级下达的文件．对系统的了解也仅仅局限于对同类用户的简单参观．所以虽然在合同签订前我们对用户进行大量关于信息化系统的沟通．但在合同签订时用户仍然要求在合同上描述其领导对信息化系统的想象

　　2、项目实施期需求随时变更

　　项目按照计划顺利进行实施．各个系统陆续安装完毕并进入调试阶段。系统的一个子系统首先交付试用．其他子系统也都相继开始调试新信息系统的使用使延续了几十年的管理模式发生了变革，很快得到了单位领导的认可。成为该单位的一个信息化亮点。用户很快发现试用的子系统可以为其他调试的系统提供辅助数据．恰恰这些数据可以解决困扰单位出勤不出工的问题，实现这个功能，对该系统来说只是整理一下数据的过滤和表现形式。但对用户来说却是一个很大的进步。同时该系统也因此多了一个辅助功能和另一个实际应用。

　　3、项目验收期扩大需求

　　随着项目的逐步调试和试用．用户逐渐认识了各个系统的具体功能，并在试用过程中收益。用户看到了实实在在的系统功能，可是发现这些功能并没有在合同中明确约定，在和同验收时就无法提出更多的功能要求．这个时候我们意识到是一个很好的引导用户的时机。就主动提出增加并明确各系统的功能。这些对各个系统来说仍然没有额外的投入．就好像是卖了一筐水果．把框中下层的水果拿出来送给用户一样．但是却得到了用户的尊敬和信任。结果整个项目顺利完成了验收。在这个过程中我们引导了用户，并且主动变更了用户需求．收到了很好的效果。

　　4、项目竣工后需求改善和提高

　　在项目交付后．用户在以后近2年的使用过程中仍不断地提出新的需求．大都是用户在使用系统的过程中总结的操作方便性和功能的优化完善．这些对我们的系统项目的提高和继续引领国内市场都起到了重要的作用．其中也有一些为适应用户的特定要求．我们采取了成本价优惠委托开发的做法又一次得到了用户的欢迎，所以模糊定义的需求．目前还是国内一些传统行业新项目的现状．我们要客观认识这一点．灵活掌握项目管理的需求变更。
三、用户需求变化原因分析和应对

　　首先．用户对项目的了解往往局限于表面和猜测。一些项目特别是专业化较高的项目．想预先定义用户需求就比较困难，所以用户常常不能相信项目组为用户定义好的需求其次．合同能够签订的时候．项目范围描述不清楚。这是最常见的问题之一．导致后期项目无穷无尽的修改。

　　再次．用户和项目组对写成纸面文件的需求理解不一致。这种情况也较常见。虽然用户已经确认了项目组提交的项目范围，项目组也是完全按照这个文件规定的内容做的．但是用户还要求改．用户的认知和项目组的认知完全不同。

　　最后．用户总有在验收之前把每～件事情都做得淋漓尽致的心理要求。一般来讲。在项目验收之前，用户都会把所有的想法尽量逼着项目组解决．因为一般的用户心理都会认为：一旦交付了．再想找项目组成员对业务系统进行修改可就难了。

　　针对上述项目问题以及发生的原因．可以通过以下几点来有效引导和利用用户需求变更第一个想到的问题应该是”为什么”．也就是用户做项目有什么目的，知道这些以后．才能在以后的工作中更加想用户之所想，不至于项目方向错误，最终争取达到双赢得局面。

　　其次灵活应变，遇到变更要与用户沟通。经常有这种情况，项目都已经执行到最后阶段．用户突然提出了新的要求或者要求对已有需求进行更改．这会让项目主管非常为难：一方面要尽量满足用户的需求．另一方面又不能对系统做太大的改动。影响进度计划。这种情况发生除了和需求阶段有关以外。同时说明在实施过程中没有与用户有密切的联系，缺乏沟通。

　　最后，从用户的心理来分析。由于信息化项目的特殊性，用户通常非常关注后期的服务。较稳妥的办法就是在项目进程中也要让项目组与用户保持联系，相互了解，建立更加融洽和谐的沟通气氛．为以后关键的实施移交阶段可能与用户发生的冲突做好准备。

　　四、利用用户需求提高项目价值

　　在项目中用户需要变化．是随着用户对产品的认知程度的提高而展开的。其主要点也是有规律可循的。用户需求对项目管理是一项有益的资源．利用这种需求变化的不断满足，能够提高项目价值。通过学习国内外同行项目管理经验并结合自己的实践经验。总结以下几点，供读者参考。

　　1、合同签订时。要充分挖掘用户需求。努力做好需求的”翻译”工作。使用户更加了解产品，使产品更加适应用户的功能要求。

　　2、项目实施过程中．用户经过培训和对产品的切身了解。会提出需求变更。因此要采用分阶段确认的方式，加强与用户的沟通。防止变更项目影响合同的内容。同时对确认的变化内容组织新的项目小组进行项目开发。由此使产品更加适应用户。实现项目功能的增值

　　3、项目验收时。用户经过产品的使用，会对项目如何满足要求，如何方便操作提出新的需求。因此要依据合同形成委托定制协议，由此不仅增加收益，亦能使产品的可用性提高。

　　4、项目交付后，用户经过长期使用，会因设计等原因提出改善和提高的要求。满足用户的这期间要求。会增加与用户的沟通和信任，并为今后的合作奠定基础。为新项目提供机会。值得注意的是．在项目交付后的维护阶段用户提出的改进意见代表了项目的最新用户需求。其本身就是一个很有价值的东西。满足了用户的需要除了经济上和信誉上的利益外．就项目本身来讲也是一种巨大的进步

　　五、结束语

　　总的来讲我们要辩证的看待软件项目管理中的需求变更管理。原则上，项目变更尤其是需求的不断变更是一个项目管理者最不愿意看到的。但从另一个方面讲。用户需求的变更意味着新的市场．新的机会。用户需求变更是可以很好的利用，以达到降低项目风险。增加项目的收益的效果。变化是计划的敌人。如何将这矛盾的两者和谐地统一到一起是项目管理必须解决的问题。需要我们善待需求变更的同时做好变更控制。